Il n’y a pas de secret, pour être performant il faut être bien organisé. Je ne vous dis pas de suivre les méthodes de X ou Y ou d’utiliser Trello parce que tout le monde l’utilise (surtout si vous n’aimez pas Trello). L’important est d’avoir votre organisation propre et savoir gérer autant que possible votre temps. Que ce soit votre temps libre ou votre temps professionnel.

En tant que free dans l’influence, je ne m’ennuis pas et j’ai la chance d’avoir plusieurs clients aux projets tous très différents. Je travaille avec un média français qui est M6, 4 agences de tailles plus ou moins importantes, 1 agence en tant que Talent Manager, 1 marque de food et je suis également rédactrice pour le site de mariage Un Beau Jour. Je gère pas moins de 5 boîtes mails et je ne compte pas les projets dont le nombre fluctue régulièrement. Autant vous dire que je ne m’ennuie pas.

Comment devenir un freelance organisé ?

Se faire des to-do

Le secret, en tout cas le mien : les to-do. Clairement sans to-do par client j’oublierais 80% de ce que je dois faire. Je n’ai pas fait compliqué : les notes dans mon iPhone avec les petites encoches. Chaque semaine j’en crée une nouvelle et ça me permet de ne rien oublier.

En général je note :

  • les relances à faire par mail
  • ce que j’attends comme retour que ce soit du client ou des influenceurs
  • les dossiers en attente et/ou en cours si je crains d’oublier quoi que ce soit

Sans une to-do je ne m’en sortirais pas. Bien évidemment, j’utilise le gras, les cases à cocher bref tout ce qui me permet de faire ressortir les dossiers/clients afin de m’y retrouver plus facile

Se faire des notes

J’ai des notes dans tous les sens et j’utilise pour ça tout simplement Notes sur mon iPhone. J’ai créé un dossier par client ce qui me permet de mieux m’y retrouver et je note tout et notamment les suivis de dossiers au cas où j’oublie des infos.

Quand je travaille avec une agence par exemple, je vais noter toutes les infos concernant leur client dans une note et s’ils ont un crew d’influenceurs réguliers je les note. Et pour chaque agence, j’ai une note par client qu’il représente afin de ne pas tout mélanger. Pour Un Beau Jour par exemple, nous notifions sur nos publications Instagram tous les prestataires avec des petits emojis, j’ai donc une note complète d’emoji pour cela.

Apprendre à gérer les urgences et donc prioriser !

Vous ne pouvez pas tout faire en même temps c’est une certitude. Il faut donc prioriser car souvent tout est urgent. La règle est donc ultra simple : c’est le dossier dont la date butoir est la plus proche qui sera votre priorité numéro 1. De plus, il est important de dire à vos clients vos disponibilités et ne pas vous avancer sur une date d’envoi de bilan, de recommandation, de casting si vous n’êtes pas certain d’y arriver. Vous seul connaissez votre rapidité d’exécution et pouvez donc donner des créneaux de retour. Je sais (pour l’avoir vécu) qu’on peut très facilement se perdre et vouloir checker l’ensemble de ses boites mails toutes les 5 minutes et donc passer d’un dossier à un autre et ne pas être productif. C’est une charge dont on peut se passer

Utiliser les outils à dispo pour gagner du temps

Comme je vous le disais en intro, je gère 5 boîtes mail : ma pro qui est sur gmail, 3 adresses mails qui utilisent sont aussi avec l’arborescence de gmail, et 2 sur outlook. Et j’avoue que les boîtes mails de Google sont top, d’une part vous pouvez créer des modèles de mail. Pour Un Beau Jour je n’utilise que ça car nous gérons beaucoup de demandes de prestataires pour des publications ainsi qu’une boutique en ligne, donc cela nous fait gagner énormément de temps. Et dans le cadre de mon boulot de chef de projet, les modèles de mail me permettent d’écrire plus rapidement aux influenceurs par la suite, j’ai juste à le personnaliser pour chaque personne contactée.

Et alors mon petit truc préféré c’est le bouton « envoyer plus tard ». Si vous avez envie d’avoir le sentiment d’une ultra productivité dès le matin, je vous conseille quand vous avez l’occasion, de préparer vos mails la veille et de les programmer. C’est un gain de temps énorme et une to-do qui se coche à vitesse grand V et ça on aime quand on est à son compte !

Voilà un aperçu de mes petites astuces qui me servent au quotidien; parfois j’en sors complètement et mon organisation c’est vraiment n’importe quoi et ce n’est pas grave ! Et si toutefois vous vous sentez débordés, faites une pause, prenez le temps d’analyser vos différentes tâches de travail et prenez du recul !